Andere organisatorische Fragen müssen im Vorfeld geklärt werden.
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Auch der technische Rider muss im Voraus festgelegt werden. In den meisten Fällen kann ein einfacher Art Director dazu Stellung nehmen und Ihnen sagen, ob alles, was Sie benötigen, am Veranstaltungsort verfügbar ist. Sollte etwas fehlen, lassen Sie einen Tontechniker an dem Gespräch teilnehmen. Wenn Sie zusätzliches Equipment benötigen, ist es fast immer billiger, es über den Club zu bestellen: Die meisten Locations haben angenehme Verleiher und Rabatte. Seien Sie auch nicht faul und fordern Sie den Rider des Clubs an und studieren Sie ihn: Überprüfen Sie noch einmal, welche Ausrüstung im Club vorhanden ist, indem Sie Ihre Unterlagen durchsehen; die Mitarbeiter vor Ort könnten etwas übersehen haben.
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Außerdem sollten Sie im Voraus planen, was am Tag des Auftritts vor Ort geschehen soll. Verhandeln Sie die Anfangs- und Endzeiten des Auftritts (freitags und samstags kann es z. B. vorkommen, dass bis spät in die Nacht gefeiert wird und der Auftritt eine Stunde vor Beginn endet, und an Wochentagen kann der Club um 23 Uhr schließen).
Soundchecks dauern je nach Veranstaltungsort unterschiedlich lange: in der Regel drei Stunden vor dem Auftritt, während bei Veranstaltungsorten mit einem Geschäftsessen am Nachmittag ein Vormittagscheck vorgeschrieben sein kann, der bis Mittag abgeschlossen sein muss. Es gibt auch erhebliche Unterschiede: Einige Veranstaltungsorte sind 24 Stunden am Tag geöffnet, während andere nur bis zum Soundcheck geöffnet sind. Informieren Sie sich im Voraus über die Auftrittszeiten und die Öffnungszeiten der Clubs, um die Logistik am Tag des Konzerts zu planen. Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie treten im Winter in einer fremden Stadt für einen bestimmten Prozentsatz des Eintrittspreises auf und nehmen einen Zug, der morgens ankommt; wenn der Club nachmittags geschlossen ist und erst abends öffnet, müssen Sie rechtzeitig einen Ort finden, an dem Sie die Zeit vor dem Soundcheck verbringen können.
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Es ist auch eine gute Idee, sich im Voraus über die Hausordnung zu informieren: Wenn Sie gegen eine Gage spielen und bestimmte Anforderungen haben, stellt ein Vorgespräch sicher, dass diese auch berücksichtigt werden. Im Falle einer Band, die für einen Teil des Eintritts auftritt, wissen Sie einfach im Voraus, ob Sie am Veranstaltungsort essen können oder nicht. Seien Sie nicht faul, ein zusammenfassendes Schreiben zu verfassen, in dem Sie alle getroffenen Vereinbarungen zusammenfassen, sobald Sie alles oben besprochen haben (per E-Mail oder Telefon). Denken Sie daran, dass alles, was in Worten gesagt wird, in der nächsten Minute vom Art Director vergessen werden kann. Was auf dem Papier vereinbart wurde, kann im Trubel der Korrespondenz immer verloren gehen. Der wichtigste Punkt ist daher eine grundsätzliche schriftliche Vereinbarung. Auch wenn Sie den Rider mit dem Tontechniker und die Werbekampagne mit dem PR-Manager separat besprochen haben, empfiehlt es sich, ein allgemeines Schreiben zu verfassen, das alle Themen abdeckt, und eine Kopie an die Gesprächsteilnehmer zu schicken. Nachdem Sie die E-Mail verschickt haben, sollten Sie sicherstellen, dass Sie eine Reaktion von den Clubvertretern erhalten, die alle Vereinbarungen in der E-Mail bestätigen sollten.